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 Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023

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gilel
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MessageSujet: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty12.08.22 12:12

Oyez oyez :

le 01 septembre à 20h30 aura lieu l'assemblée générale de la guild. La présence de tous les membres de l'association est requise et évidemment plus qu'appréciée.

Différents sujets vont être abordés durant cette réunion annuelle .
En préambule, il a été décidé par le bureau que les nouvelles adhésions et renouvellement d'adhésions se feraient à partir du mois de septembre, suivant en cela l'année scolaire. Pour l'instant la cotisation est fixée à 10€ pour l'année , quel que soit le mois de début d'adhésion. Cela pourra faire l'objet de discussions durant l'AG bien entendu.

Différents points donc seront abordés et sont primordiaux pour la vie  de l'association après cette année post  confinement , qui malgré les nouvelles vagues a vu le nombre d'adhérents croitre :

- renouvellement du conseil d'administration et du bureau. Différents postes sont à pourvoir. Tous les anciens membres peuvent postuler pour intégrer CA et bureau, ce qui n'est pas le cas pour l'instant des nouveaux adhérents qui viendraient nous rejoindre dès la rentrée . (limitation contenue dans les statuts de l'association), mais évidemment ils sont les bienvenus et leur voix sera écoutée durant la réunion.
Attention toutefois, la vie n'est pas un long fleuve tranquille et peut évoluer sur une année, cependant un engagement au sein du conseil d'administration et du bureau demande une implication minimale afin que l'association tourne sans soucis.

- Guild-Con IV : changement de date afin d'attirer plus de joueurs, volontaires, idées de tournoi etc
- idées de tournois ou autres manifestations tout au long de l'année
- idées pour d'éventuelles soirées à thème ludique ... angel on oublie les chaines et les colliers en cuir ...
- gestion des décors, rangement , changement de boites etc


Évidemment si vous avez des idées pour enrichir l'ordre du jour , n'hésitez pas à en faire part à la suite de ce message.

Comme énoncé, la présence des adhérents est importante pour la vie de l'association, mais chacun a sa vie et vous ne serez peut être pas dispo jeudi 01 septembre. Vous pouvez vous faire représenter par un membre de l'association. N'hésitez pas à le mentionner également ici mais à le doubler également par écrit pour être présenté le jour de la réunion par votre "porte parole" Very Happy

Le bureau.

Membres présents : ravageur, gilel,Oliv, the red Eye, Capt Caverne, Pantoufle

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Dernière édition par GiLel le 26.08.23 22:23, édité 5 fois
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty12.08.22 17:23

Présent. Je sais que c'est un sujet utopique, mais les décors de l'association devraient avoir un sujet. Remplacement des cartons en mauvais état et achat éventuel de nouveaux.

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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty26.08.22 16:25

Notre vénéré président a prévu boissons et pizza pour la soirée. De fait il serait bien de nous dire si vous pensez être présents ou pas lors de l'AG de la semaine prochaine.

Si vous ne pouvez pas répondre à la suite de ce message envoyez moi un MP , merci d'avance.

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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty26.08.22 18:25

Je serai présent à l’ag Wink
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pantoufle
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty28.08.22 17:11

Il faut que je passe chercher les victuailles avant l AG du coup. Je ferrais ça le jeudi avant de venir mais il faudrait que je commande avant les pizzas donc dites vite si vous venez ! 😉

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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty28.08.22 19:08

Pantoufle, le sujet du 1/9 te récapitule les présents
Je ramène les restes de la GuldCon, y a 1 paquet de cahouetes, 2 bouteilles de jus de pommes et une vingtaine de barres sucrées
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Ajax
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty29.08.22 10:32

ravageur a écrit:
Présent. Je sais que c'est un sujet utopique, mais les décors de l'association devraient avoir un sujet. Remplacement des cartons en mauvais état et achat éventuel de nouveaux.

Ah put*** oui, les décors c'est l'Arlésienne de l'asso Evil or Very Mad , je crois que j'en entends parler depuis... pas loin de mon arrivée soit environ 10 ans !

Le mieux, à mon humble avis, est de prendre un créneau du samedi (le 1er octobre par exemple) et, avec une équipe réduite mais motivée faire le tri puis répartir entre les membres volontaires la restauration des décors qui en ont besoin. Je suis partant pour filer un coup de main.
En parallèle, il est nécessaire qu'une ou deux personnes achètent en amont des boîtes (genre chez Action...) ou des cartons solides pour remplacer ceux que nous possédons s'ils sont trop vieux.
Enfin (ouf), si des personnes sont motivées pour donner / fabriquer des décors qui resteraient dans les placards de l'asso, cela pourrait être un plus. Là aussi, il faut que je regarde mais je dois pouvoir faire un truc ou deux...

Je ne sais pas s'il existe un sujet mais en ouvrir un pour planifier tout ça pourrait aider / motiver... peut-être...
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty29.08.22 16:58

Je garde ta proposition pour la présenter lors de l'AG.

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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty30.08.22 12:43

Salut à tous,

je ne pourrais pas venir ce Jeudi mais je rejoins ce qui a été dit sur les décors,
Pour 40k par exemple, ce n'est pas tant juste un problème de vétusté qu'un soucis de layout (à mon humble avis) que ce soit format WTC ou les layouts mis en avant par GW.

En tout cas, je me joindrais avec plaisir aux éventuelle séances du samedi proposées par @ajax pour remettre en état ou faire de nouveaux décors, quid cela dit de la place disponible pour ranger de nouveaux décors ?
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty31.08.22 15:56

Bonjour

je serais présent pour l'AG demain
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bendarko
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty31.08.22 16:54

Gaow a écrit:
Salut à tous,

je ne pourrais pas venir ce Jeudi mais je rejoins ce qui a été dit sur les décors,
Pour 40k par exemple, ce n'est pas tant juste un problème de vétusté qu'un soucis de layout (à mon humble avis) que ce soit format WTC ou les layouts mis en avant par GW.

En tout cas, je me joindrais avec plaisir aux éventuelle séances du samedi proposées par @ajax pour remettre en état ou faire de nouveaux décors, quid cela dit de la place disponible pour ranger de nouveaux décors ?

Pour 40K, le format tournois WTC est modulable et démontable (mais s'abime plus vite), donc plus facile à stocker. Par contre, la densité de décor est supérieure à ce que l'on met en place généralement. on peut les réaliser avec du carton épais je pense, les mesures doivent être en open source ^^ (mais je ne suis pas fan des décors 'boîte de céréales)

Une bonne partie de l'existant est utilisable en AoS, ce qui est cool.


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gilel
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MessageSujet: Re: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023   Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 Empty04.01.23 22:54

Il était temps qu'il arrive , le compte rendu de l'AG ... de septembre.

Compte rendu AG

L’année 2021-2022 s’est déroulée normalement sans fermeture décidée pour cause de pandémie et avec un nombre d’adhérents assez important : plus d’une cinquantaine.

Conformément aux décisions prises l’année passée de se caler désormais sur les années scolaires, nous avons organisé notre assemblée générale le 01/09/2022.
Le président a présenté le bilan de l’année écoulée, du plaisir retrouvé d’organiser notre quatrièem édition de la Guild.Conv.
Le but était d’établir également un état de l’association au sortir des cette période post confinement et de fermetures administratives . Entre les membres présents, les nouveaux et futurs adhérents et les pouvoirs données nous étions un peu plus d’une trentaine. Ce qui représente un peu plus de la moitié des adhérents , notamment en prenant en compte les pouvoirs donnés par les absents.


L’ordre du jour consistait en :
- bilan de l’équipe en place
- renouvellement du conseil d’administration (et du bureau ultérieurement )
- rappel de règles de fonctionnement
- projets en cours et à venir

Le bilan tant administratif que financier fut assez rapide à faire . La Guild a perduré durant cette années avec toutefois une ou deux soirée de fermeture faute de membres du bureau pour assurer la soirée, notamment durant les vacances d’été.
Quant au bilan financier, la Guild.con a présenté un budget à l’équilibre, l’association est toujours bénéficiaire.

→ Concernant la guild.conv : de nombreux tournois ont été proposés mais l’affluence en nombre de joueurs des éditions anté covid , n’a pas été atteinte. Il est vrai qu’il n’y avait pas de tournois de nuit, que la scène ludique (et les jeux proposés) ont évolué, mais éclectisme était de mise, la bonne humeur au rendez-vous, et on peut dire que la convention était réussie, même si des améliorations restent à apporter.
La première d’entre elles sera de trouver une date qui ne nous met pas trop en concurrence avec les conventions nombreuses qui se déroulent durant la période de la fin de l’hiver et du printemps.
Lors de la réunion , il avait été décidé d’avancer la date de la convention vers le mois de mars ou avril .
Trois mois après , il a fallu suivre les desiderata de la mairie de Gradignan et au final la convention se déroulera le week-end du 3/4 juin 2023.

→ Concernant le renouvellement du conseil d’administration, après une expérimentation à 11 membres , il a été décidé à l’unanimité des membres présents de revenir à un conseil d’administration à 9 membres. Certains ont manifesté la volonté de quitter le CA, d’autres l’ont intégré après un vote sans victime (Very Happy).  
Il a été également décidé de nommer deux présidents d’honneur afin de remercier deux des créateurs de l’association , à savoir Lemars et Heikeen.

Lors d’une réunion du nouveau Conseil d’administration élu, qui s’est déroulée durant le mois de septembre le bureau a été élu . Vous en trouverez le détail en fin de document.
Petite aparté , afin de préserver un minimum la vie des membres face à internet , vous ne trouverez que les pseudos des membres de la Guild élus aux différents postes. Les identités seront communiquées aux services préfectoraux comme il est nécessaire de le faire et elles pourront vous être communiquées uniquement par MP si vous le souhaitez.

Décisions ou rappels de l’AG :
Les règles de fonctionnement au sein de l’EPAGJ ont été rappelées notamment quant à l’aspect sanitaires.
Rappel des règles de conservations des données : pour l’heure aucune donnée personnelle n’est conservée par la Guild. Les seules données conservées sont celles fournis lors de l’inscription sur le forum et sont conservées par l’administrateur du forum (forumactif) selon leur politique de protection des données personnelles.
Le tarif de la cotisation annuelle n’a pas varié et est resté bloqué à 10 euros. En outre il a été maintenu de calquer les adhésions sur l’année scolaire. Ainsi l’adhésion débute en septembre 2022 pour un an. Les adhésions durant l’année se feront au même tarif mais auront une validité jusqu’à la fin du mois d’août 2022 et non de douze mois courants comme cela se faisait par le passé.
Il y a eu toutefois un rappel effectué par le secrétaire afin que les membres paient leur cotisation sans qu’il soit nécessaire de courir après. Cette remarque n’a pas soulevé de problème parmi l’assistance.

Concernant les projets en cours :
Peu de tournois ont eu lieu depuis la reprise de l’activité de la Guild mis à part la guild con, mais le créneau du premier week-end du mois reste disponible.
A ce titre d’ailleurs des journées (sans forcément être des tournois) ont pu être organisées durant la nouvelle saison (dernier trimestre 2022) : Epic, Bolt action, Petit rappel concernant les tournois : chaque membre de la Guild peut organiser un tournoi s’il le souhaite . La seule obligation étant qu’il est nécessaire que l’un des membres du conseil d’administration soit présent lors de ce tournoi , soit en coorganisateur , soit en simple participant. C’est une question d’assurance.
L’arlésienne du rangement des décors a une fois de plus été évoqué . On finira bien par arriver à ranger tout ça. Toutefois , grâce à l’un des membres de la Guild, des palettes ont été placées dans l’annexe afin d’y ranger (au sec) nos planches surnuméraires, les tasseaux et les tréteaux. Le
Le projet qui va nécessiter l’investissement du plus grand nombre est désormais incontournable avec la GUILD CON V.
Des solutions de repli sont également à l’étude notamment dans des communes voisines mais il a été évoqué lors de la réunion que les tarifs pour des associations non résidentes sont vraiment prohibitifs pour nos finances, à moins de demander un paf très important aux participants.
Pour en revenir à l’organisation , elle ne sera pas l’apanage uniquement des membres du CA mais de toutes les bonnes volontés des adhérents de la Guild afin que cet évènement soit aussi sympa et festif qu’il le fut durant les quatre premières éditions. Des propositions de tournois ont été faites et une réunion de travail aura lieu durant le mois de janvier 2023.
A ce titre , un post a été ouvert pour son organisation et toutes les idées sont les bienvenues.
Il a été évoqué une refonte de notre système de communication, le forum devenant vieillissant . Un discord a été créé dans l’année, l’expérience instagram va être tentée également par Ravoen. De bonnes volontés se sont proposés de « coacher » le future CA/bureau sur ce projet si nécessaire, pour un éventuel changement de support (rendez vous des soirées jeux, organisations des tournois etc), le forum et la communication facebook semblant un peu dépassés.  
Le futur président prendra attache auprès des services de la mairie dont le responsable des associations a été renouvelé pour évoquer un changement de salle , afin d’intégrer des locaux plus grands.  


      Renouvellement du Conseil d’Administration




Se présentent pour les 11 places du CA 2021 :
Sont élus à la majorité des membres actifs :
The red Eye (actuel président)
Pantoufle (actuel trésorier)
Oliv
ravoen
captn Caverne
ravageur
Gilel
Kingkazuna
Axidus 54

The red Eye (actuel président)
Pantoufle (actuel trésorier)
Oliv
ravoen
captn Caverne
ravageur
Gilel
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Sont sortants : le Mars, Baghla, Lodereï, Tess

Communication : gilel (facebook, forum, discord), Ravoen (instagram)

Le bureau élu :
 

Président
Trésorier
Secrétaire
The RED EYE
Pantoufle
Gilel
Pour information nous sommes actuellement 33 adhérents à jour des cotisations.

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