Il était temps qu'il arrive , le compte rendu de l'AG ... de septembre.
Compte rendu AG
L’année 2021-2022 s’est déroulée normalement sans fermeture décidée pour cause de pandémie et avec un nombre d’adhérents assez important : plus d’une cinquantaine.
Conformément aux décisions prises l’année passée de se caler désormais sur les années scolaires, nous avons organisé notre assemblée générale le 01/09/2022.
Le président a présenté le bilan de l’année écoulée, du plaisir retrouvé d’organiser notre quatrièem édition de la Guild.Conv.
Le but était d’établir également un état de l’association au sortir des cette période post confinement et de fermetures administratives . Entre les membres présents, les nouveaux et futurs adhérents et les pouvoirs données nous étions un peu plus d’une trentaine. Ce qui représente un peu plus de la moitié des adhérents , notamment en prenant en compte les pouvoirs donnés par les absents.
L’ordre du jour consistait en :
- bilan de l’équipe en place
- renouvellement du conseil d’administration (et du bureau ultérieurement )
- rappel de règles de fonctionnement
- projets en cours et à venir
→ Le bilan tant administratif que financier fut assez rapide à faire . La Guild a perduré durant cette années avec toutefois une ou deux soirée de fermeture faute de membres du bureau pour assurer la soirée, notamment durant les vacances d’été.
→ Quant au bilan financier, la Guild.con a présenté un budget à l’équilibre, l’association est toujours bénéficiaire.
→ Concernant la guild.conv : de nombreux tournois ont été proposés mais l’affluence en nombre de joueurs des éditions anté covid , n’a pas été atteinte. Il est vrai qu’il n’y avait pas de tournois de nuit, que la scène ludique (et les jeux proposés) ont évolué, mais éclectisme était de mise, la bonne humeur au rendez-vous, et on peut dire que la convention était réussie, même si des améliorations restent à apporter.
La première d’entre elles sera de trouver une date qui ne nous met pas trop en concurrence avec les conventions nombreuses qui se déroulent durant la période de la fin de l’hiver et du printemps.
Lors de la réunion , il avait été décidé d’avancer la date de la convention vers le mois de mars ou avril .
Trois mois après , il a fallu suivre les desiderata de la mairie de Gradignan et au final la convention se déroulera le week-end du 3/4 juin 2023.
→ Concernant le renouvellement du conseil d’administration, après une expérimentation à 11 membres , il a été décidé à l’unanimité des membres présents de revenir à un conseil d’administration à 9 membres. Certains ont manifesté la volonté de quitter le CA, d’autres l’ont intégré après un vote sans victime (
).
Il a été également décidé de nommer deux présidents d’honneur afin de remercier deux des créateurs de l’association , à savoir Lemars et Heikeen.
Lors d’une réunion du nouveau Conseil d’administration élu, qui s’est déroulée durant le mois de septembre le bureau a été élu . Vous en trouverez le détail en fin de document.
Petite aparté , afin de préserver un minimum la vie des membres face à internet , vous ne trouverez que les pseudos des membres de la Guild élus aux différents postes. Les identités seront communiquées aux services préfectoraux comme il est nécessaire de le faire et elles pourront vous être communiquées uniquement par MP si vous le souhaitez.
→ Décisions ou rappels de l’AG :
Les règles de fonctionnement au sein de l’EPAGJ ont été rappelées notamment quant à l’aspect sanitaires.
Rappel des règles de conservations des données : pour l’heure aucune donnée personnelle n’est conservée par la Guild. Les seules données conservées sont celles fournis lors de l’inscription sur le forum et sont conservées par l’administrateur du forum (forumactif) selon leur politique de protection des données personnelles.
Le tarif de la cotisation annuelle n’a pas varié et est resté bloqué à 10 euros. En outre il a été maintenu de calquer les adhésions sur l’année scolaire. Ainsi l’adhésion débute en septembre 2022 pour un an. Les adhésions durant l’année se feront au même tarif mais auront une validité jusqu’à la fin du mois d’août 2022 et non de douze mois courants comme cela se faisait par le passé.
Il y a eu toutefois un rappel effectué par le secrétaire afin que les membres paient leur cotisation sans qu’il soit nécessaire de courir après. Cette remarque n’a pas soulevé de problème parmi l’assistance.
→ Concernant les projets en cours :
Peu de tournois ont eu lieu depuis la reprise de l’activité de la Guild mis à part la guild con, mais le créneau du premier week-end du mois reste disponible.
A ce titre d’ailleurs des journées (sans forcément être des tournois) ont pu être organisées durant la nouvelle saison (dernier trimestre 2022) : Epic, Bolt action, Petit rappel concernant les tournois : chaque membre de la Guild peut organiser un tournoi s’il le souhaite . La seule obligation étant qu’il est nécessaire que l’un des membres du conseil d’administration soit présent lors de ce tournoi , soit en coorganisateur , soit en simple participant. C’est une question d’assurance.
L’arlésienne du rangement des décors a une fois de plus été évoqué . On finira bien par arriver à ranger tout ça. Toutefois , grâce à l’un des membres de la Guild, des palettes ont été placées dans l’annexe afin d’y ranger (au sec) nos planches surnuméraires, les tasseaux et les tréteaux. Le
Le projet qui va nécessiter l’investissement du plus grand nombre est désormais incontournable avec la GUILD CON V.
Des solutions de repli sont également à l’étude notamment dans des communes voisines mais il a été évoqué lors de la réunion que les tarifs pour des associations non résidentes sont vraiment prohibitifs pour nos finances, à moins de demander un paf très important aux participants.
Pour en revenir à l’organisation , elle ne sera pas l’apanage uniquement des membres du CA mais de toutes les bonnes volontés des adhérents de la Guild afin que cet évènement soit aussi sympa et festif qu’il le fut durant les quatre premières éditions. Des propositions de tournois ont été faites et une réunion de travail aura lieu durant le mois de janvier 2023.
A ce titre , un post a été ouvert pour son organisation et toutes les idées sont les bienvenues.
Il a été évoqué une refonte de notre système de communication, le forum devenant vieillissant . Un discord a été créé dans l’année, l’expérience instagram va être tentée également par Ravoen. De bonnes volontés se sont proposés de « coacher » le future CA/bureau sur ce projet si nécessaire, pour un éventuel changement de support (rendez vous des soirées jeux, organisations des tournois etc), le forum et la communication facebook semblant un peu dépassés.
Le futur président prendra attache auprès des services de la mairie dont le responsable des associations a été renouvelé pour évoquer un changement de salle , afin d’intégrer des locaux plus grands.
Renouvellement du Conseil d’Administration
Se présentent pour les 11 places du CA 2021 : | Sont élus à la majorité des membres actifs : |
The red Eye (actuel président) Pantoufle (actuel trésorier) Oliv ravoen captn Caverne ravageur Gilel Kingkazuna Axidus 54
| The red Eye (actuel président) Pantoufle (actuel trésorier) Oliv ravoen captn Caverne ravageur Gilel Kingkazuna Axidus 54
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Sont sortants : le Mars, Baghla, Lodereï, Tess
Communication : gilel (facebook, forum, discord), Ravoen (instagram)
Le bureau élu :
Président | Trésorier | Secrétaire |
The RED EYE | Pantoufle | Gilel |
Pour information nous sommes actuellement 33 adhérents à jour des cotisations.
Sujet: Compte rendu de l' Assemblée générale saison 2022/2023 
on oublie les chaines et les colliers en cuir ...
, je crois que j'en entends parler depuis... pas loin de mon arrivée soit environ 10 ans !
