Voici donc le compte-rendu de l'assemblée générale de l'association , la Guild, qui s'est déroulée le 14/09/2023
Compte rendu AG
L’année 2022-2023 s’est déroulée normalement sans fermeture décidée pour des causes extérieures au fonctionnement de l’association et toujours avec un nombre d’adhérents assez important : plus d’une cinquantaine , à savoir 54 plus deux présidents d’honneur.
Conformément aux décisions prises en 2021 de se caler désormais sur les années scolaires, nous avons reconduit notre fonctionnement et notre début d’année d’activité dès le 01/09/2023. De fait nous avons organisé notre assemblée générale le 14/09/2023.
Elle a réuni 18 membres de l’association en comptant les pouvoirs. La convocation s’était déroulée via les canaux d’information de la Guild , à savoir le forum, discord et facebook.
Le président a présenté le bilan de l’année écoulée ainsi que du plaisir retrouvé d’organiser notre cinquième édition de la Guild.Conv.
Le but était d’établir également un état de l’association .
L’ordre du jour consistait en :
- bilan de l’équipe en place
- renouvellement du conseil d’administration (et du bureau ultérieurement )
- rappel de règles de fonctionnement
- projets en cours et à venir
BILAN
→ Le bilan tant administratif a permis d’établir que l’association continuait sur sa dynamique avec l’organisation de soirées jeux du jeudi soir , quelques tournois et surtout la cinquième édition de la Guild.Con qui fut un succès.
L’association reste attractive dans le milieu ludique girondin en attirant toujours de nouveaux joueurs que ce soit pas le bouche à oreille ou des prises de contact via la messagerie messenger associée à facebook.
→Le bilan financier fut assez rapide à faire . La Guild présente un bilan financier positif , au moment de l’AG de 1261 euros. Toutefois des paiements restaient à effectuer pour la nouvelle année d’activité (location salle, assurance etc) , permettant de présenter un budget à l’équilibre.
→ Quant au bilan financier de la Guild.con en particulier il est également à l’équilibre. En tenant de minimiser les coût pour les joueurs (tant à l’inscription qu’au prix des repas et boissons) la manifestation n’a pas permis de dégager des bénéfices. Toutefois étant à l’équilibre cette convention ne vient pas grever le budget de fonctionnement de la Guild. Il faut relever en cela l’implication des organisateurs qui se sont beaucoup investi dans cet évènement.
→ Concernant la guild.con : de nombreux tournois ont été proposés avec une participation assez éclectique en fonction des jeux proposés : allant de tournois avec peu de participants à d’autres où il a fallu restreindre le nombre de places.
Toutefois la Guild.con a suivi l’éclatement de la scène ludique française avec 6 tournois présentant des jeux différents organisés sur le week-end qui ont amené 75 joueurs en se déplacer à la Tannerie. La bonne humeur fut une fois de plus au rendez-vous, et on peut dire que la convention était réussie, même si des améliorations restent à apporter ; notamment par une participation accrue des membres de la Guild dans l’organisation.
Comme l’an dernier des axes d’amélioration ont été évoqués :
- trouver une date qui ne nous met pas trop en concurrence avec les conventions nombreuses qui se déroulent durant la période de la fin de l’hiver et du printemps.
L’an dernier il avait été décidé d’avancer la date de la convention vers le mois de mars ou avril mais la mairie de Gradignan ne nous a accordé la jouissance de la salle qu’en début Juin.
Il a fallu suivre les desiderata de la mairie de Gradignan et au final la convention s’est déroulée le week-end du 3/4 juin 2023.
- Le président a rappelé que la Guild avait coorganisé avec l'association le Bar à Théo de Canéjan le Championnat de France de ASOIAF qui s’est déroulé à la salle du soloarium le week-end du 8/9 septembre 2023 et qui a réuni 70 joueurs malgré la concurrence du début de la Coupe du Monde de Rugby.
RENOUVELLEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
→ Concernant le renouvellement du conseil d’administration, après une expérimentation à 11 membres , il a été décidé à l’unanimité des membres présents de revenir à un conseil d’administration à 9 membres.
Certains ont manifesté la volonté de quitter le CA ou ne se sont pas présentés lors de l’assemblée générale .
En l’absence de l’un des membres du bureau pour plusieurs mois pour cause professionnelle (excusé) trois nouveaux membres ont été intégrés dans le conseil d’administration. Les membres présents de la Guild n’ont pas souhaité procéder à un vote, et à l’unanimité ont décidé de porter le nombre de membres du Conseil d’administration provisoirement à dix (neuf actifs effectivement à court terme).
Lors d’une réunion ultérieure du Conseil d’administration il sera procédé à l’élection du bureau.
Petite aparté , afin de préserver un minimum la vie des membres face à internet (et le respect des données personnelles) vous ne trouverez que les pseudos des membres de la Guild élus aux différents postes.
Des renseignements pris courant de l’année auprès des services préfectoraux il n’a pas été nécessaire de communiquer les identités complètes des membres du CA mais elles pourront communiquées aux services préfectoraux comme si nécessaire . Toutefois afin de se conformer à la réglementation en vigueur de nouveaux contacts vont être pris au cours de l’année.
DECISIONS DE L’ASSEMBLEE GENERALE
→ Décisions ou rappels de l’AG :
Les règles de fonctionnement au sein de l’EPAGJ ont été rappelées notamment quant à l’aspect sanitaires.
Rappel des règles de conservations des données : pour l’heure aucune donnée personnelle n’est conservée par la Guild. Les seules données conservées sont celles fournis lors de l’inscription sur le forum et sont conservées par l’administrateur du forum (forumactif) selon leur politique de protection des données personnelles.
Vu l’inflation effective sur le territoire français, les frais induits par l’organisation de la Guild con il a été proposé d’’augmenter le tarif de la cotisation pour l’année 2023/2024. A l’unanimité des membres présents, elle a été portée à 15 euros pour l’année. Ce tarif n’est pas dégressif en fonction de l’entrée des nouveaux adhérents en cours d’année mais elle pourra ne pas être demandée si un nouveau membre souhaite intégrer l’association au mois d’août.
Contrairement à l’année passée, le secrétaire a fait remarquer qu’il n’y avait pas eu de problème majeur pour recouvrir les cotisations durant l’année passée. Cette remarque a été appréciée par l’assistance.
PROJETS
→ Concernant les projets en cours :
Peu de tournois ont eu lieu depuis la guild.con, mais le créneau du premier week-end du mois reste disponible.
Petit rappel concernant les tournois : chaque membre de la Guild peut organiser un tournoi s’il le souhaite . La seule obligation étant qu’il est nécessaire que l’un des membres du conseil d’administration soit présent lors de ce tournoi , soit en coorganisateur , soit en simple participant. C’est une question d’assurance.
L’arlésienne du rangement des décors a une fois de plus été évoquée ; un allégement des décors a été effectué durant l’année. Des caisses en plastique sont déjà dans l’armoire pour certains décors. . On finira bien par arriver à ranger tout ça.
Deux initiatives à relever :
- la création et la mise à disposition par Vivolto de décors (cartons/papiers) notamment pour infinity et les jeux SF. Certains ont été abîmés, il a été rappelé d’y porter une attention particulière lors du rangement dans les caisses en plastique.
- un décors complet pour infinity (ou tout autre jeu d’escarmouche) a été peint par Ajax.
.Comme tous les ans le projet qui va nécessiter l’investissement du plus grand nombre est la GUILD CON VI avec notamment un développement du la communication autour de cet évènement afin de rassembler plus de joueurs. Pour rappel cette organisation ne sera pas l’apanage uniquement des membres du CA mais de toutes les bonnes volontés des adhérents de la Guild afin que cet évènement soit aussi sympa et festif qu’il le fut durant les cinq premières éditions. Des propositions de tournois ont été faites et une réunion de travail aura lieu prochainement.
Des investissements ont été évoqués pour l’année prochaine et notamment pour la prochaine Guild.Con :
- décors spécifiques pour AOS notamment
- création de tapis de jeu compatibles avec plusieurs jeux
- recherche pour la création de verres logotés qui pourraient être utilisés lors de la guild.con et proposés également à la vente ou servir de goodies.
Il avait été évoqué une refonte de notre système de communication lors de la précédente, le forum devenant vieillissant . Un discord a été créé dans l’année, mais il n’est utilisé que par moins d’une dizaines de participants. Alors même que le forum et facebook semblent dépassés, ce sont deux médias qui restent pour l’instant incontournables aussi bien pour l’organisation des soirées que pour le contact avec les nouveaux venus.
Pantoufle a présenté un projet qui va nécessiter de faire des recherches et d’engager une réflexion sur sa faisabilité : une association ludique laisse son créneau d’occupation d’une petite salle à Villenave d’ornon le samedi (et éventuellement le dimanche) : il s’agit donc de savoir si la guild pourrait se positionner pour le récupérer, si des joueurs seraient intéressés par cette proposition et si des membres du conseil d’administration pourraient être présents pour tenir ces créneaux.
Renouvellement du Conseil d’Administration
Se présentent pour les 10 places du CA 2023/24:
The red Eye (actuel président)
Pantoufle (actuel trésorier)
Oliv
captn Caverne
ravageur
Gilel (actuellement secrétaire )
Hlegentil
Jérome
Gaow
Ravoen
Sont élus à la majorité des membres actifs :
The red Eye (actuel président)
Pantoufle (actuel trésorier)
Oliv
captn Caverne
ravageur
Gilel (actuellement secrétaire )
Hlegentil
Jérome
Gaow
Ravoen
Sont sortants : lKingkazuna , Axidus 54
Communication : gilel (facebook, forum, discord), Ravoen (instagram)
L’équipe sortante et la nouvelle équipe remercient tous les membres qui sont venus l’assemblée générale ainsi que ceux qui, excusés, ont donné des pouvoirs. Nous rappellons que si cette réunion peut paraître un peu rébarbative, elle est nécessaire pour la vie et la survie de notre association. En outre , avec la collation proposée et le maintient de la soirée jeux qui a suivi, cette AG reste un moment de convivialité entre les membres de l’association.
Bonne année ludique à tous.
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Le gileludique
Sujet: Compte rendu de l'Assemblée Générale , saison 2023/2024 